Que garder, que jeter ?

Combien de temps garder un dossier ? A quel moment le détruire ? Comment savoir s'il a un intérêt historique ? Idéalement, il conviendrait de se poser ces questions lors de la création de tout dossier. Vous trouverez dans cette rubrique quelques éléments pour répondre à ces questions.

QUE SONT LES ARCHIVES ?

Souvent confondues avec la documentation, les archives sont définies par le code du patrimoine (article L.211-1) comme "l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou  morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité". La notion d'archives, très large, est donc indépendante : 

- de la date (prennent la qualité d'archives les documents dès leur élaboration ou leur création, ce ne sont pas uniquement les "vieux papiers") ;
- de la forme (sont archives au même titre un texte écrit, qu'il soit manuscrit, dactylographié ou imprimé, une affiche, un tract ou un objet identitaire) ;
- du support matériel (outre le traditionnel papier, encore prédominant, figurent les photographies, les documents sonores, audiovisuels et électroniques).

 

 

 

QUE GARDER ? QUE JETER ? 

Les archivistes de la CFDT ont réalisé des tableaux de conservation des archives des organisations CFDT (confédérationfédérationsURI et UDsyndicats). Ces outils de référence, non contractuels, précisent la durée d'utilité et le sort final (conserver, détruire, trier) des documents produits ou reçus par ces organisations. Ils facilitent la gestion des archives dans les bureaux et ont deux objectifs : répondre aux questions que se pose tout producteur de documents : que garder ? que détruire ? au bout de combien de temps détruire ? ; servir à l’étape fondamentale du tri, qui fait la séparation entre les documents à détruire et ceux à conserver. Le référentiel de conservation est un outil vivant : il doit évoluer et être modifié au fur et à mesure des évolutions de l'activité de l'organisation ou du service producteur.

Plusieurs critères sont pris en compte pour définir le sort final des documents : les nécessités en matière de justice (prescription civile, pénale, législation) ou de suivi administratif (besoins du service) sur la base desquels est définie une durée d'utilisation administrative ; l'intérêt historique. D'une manière générale sont éliminables à l'expiration de leur durée d'utilité : les documents administratifs d'intérêt à court terme ; les documents conservés ailleurs dans leur version originale (non reproduite) ; certains documents intermédiaires dont les données se retrouvent dans des documents récapitulatifs; une grande partie des documents d'origine comptable (factures notamment).