Organiser ses archives papier et électronique

Un bon archivage permet de faire face aux besoins de la gestion quotidienne des dossiers, de garantir l’existence de preuve en cas de contestation et de contribuer à la sauvegarde du patrimoine. Voici quelques recommandations pour gérer efficacement vos dossiers papier et électronique.

GÉRER ET ORGANISER SES DOSSIERS PAPIERS

 

L’archivage a un coût. Une mauvaise gestion des documents présente des incidences financières non négligeables. Le respect de conseils simples et pratiques est déterminant pour la mise en place d’un archivage de qualité.

CONSEIL N°1 : FAIRE LE TRI

Les éliminations, effectuées régulièrement, permettent de maîtriser la masse des documents reçus et envoyés ; de gagner de la place ; de gagner du temps : lorsque les dossiers sont triés, la recherche et la consultation deviennent plus faciles.

Comment faire du tri ? En éliminant régulièrement les doubles, les brouillons, les différentes versions d’un même document, la correspondance de détail, les formulaires vierges et la documentation non liée au dossier traité. Attention ! Les notes non retranscrites et faisant l'objet de décisions doivent être conservées.

 

CONSEIL N°2 : CLASSER SES DOCUMENTS

L'unité de classement est le dossier (ensemble de pièces relatives à une affaire ou à un même objet). Le classement doit être fait au jour le jour, afin d’éviter l’accumulation de documents dans les bureaux. Les retards de classement sont toujours difficiles à résorber après coup. Un document qui n'a pas trouvé sa place dans un dossier sera très difficile à retrouver et pourra souvent être considéré comme perdu.

Comment classer ses documents ? En prévoyant un dossier par affaire traitée (les pièces sont classées chronologiquement) ; en réalisant des subdivisions (sous-dossiers) pour les dossiers complexes ou volumineux ; en inscrivant systématiquement un intitulé ou un titre sur chaque dossier (objet, action syndicale, type de document, dates) tout en évitant les intitulés peu explicites ("divers", "affaires générales") et les acronymes non développés. 

 

CONSEIL N°3 : LES CONSERVER DANS DE BONNES CONDITIONS

Les archives ne sont pas toujours conservées dans les meilleures conditions : humidité, variations de température, poussière, forte luminosité. Tous ces éléments peuvent détruire ou rendre illisibles les documents, photographies, affiches, films que vous auriez souhaité conserver.

Comment préserver votre patrimoine ? En choisissant un lieu de stockage sans lumière naturelle, peu exposé aux variations de température et sans risque de fuite, d’inondation ou d’infiltration ; en conditionnant vos dossiers dans des boites afin de les protéger de la poussière ; en utilisant des matériaux adaptés (préférer les pochettes papier aux pochettes plastiques qui collent au document) et en évitant l'utilisation de pièces métalliques de type trombones (qui rouillent et tâchent les documents).

 

Avant...

 

Après...

 

 

GÉRER ET ORGANISER SES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES

 

Les documents électroniques sont des courriels, des documents bureautiques, des documents numérisés, des données échangées par téléprocédures, des bases de données. Mettre en place une politique d’archivage électronique, implique la définition et l’application de quelques règles organisationnelles.

CONSEIL N°1 : CLASSER SES DOSSIERS

Lorsque plusieurs personnes partagent le même réseau ou collaborent à un projet commun, il est indispensable de définir des règles de gestion, comme par exemple : conserver une seule version d’un même document (la version finale) ; éviter les informations illisibles, incomplètes, ou codées. Idéalement, les documents doivent être convertis dans un format dit "ouvert" : .rtf ou .pdf pour le texte, .jpg ou .tif pour les images.

La gestion des documents électroniques passe aussi par un classement sous forme d'arborescence. Le dossier est l'entité de base qui permet de réunir toutes les informations sur une même fonction, une même activité, ou sur un sujet donné. Cette notion est centrale : tout document ou courriel qui ne serait pas placé dans un dossier est perdu.

Exemple d’arborescence

1_organisation_interne_service

1.1_secretariat

1.2_fonctions_missions

1.3_notes_de_service

1.4_cr_reunions_service

1.5_bilan_annuel

2_activites_permanentes

2.1_theme_1 (ex: economie)

2.1.1_sous-theme_1 (ex: fiscalite)

2.1.2_sous-theme_2 (ex: macroeconomie)

2.2_theme_2

3_groupes_projets

3.1_projet_1

3.1.1_fonctionnement

3.1.2_cr_reunions

 

CONSEIL N°2 : RENSEIGNER LES MÉTADONNÉEES

La loi du 13 mars 2000, modifiant le code civil, donne à l’électronique la même valeur juridique que le papier, à condition de respecter certaines recommandations. Pour garantir leur authenticité, leur fiabilité et leur exploitabilité, les documents électroniques doivent être accompagnés de métadonnées. Ces données ne se trouvent pas dans le contenu du document lui-même mais en dehors (il s’agit notamment du nom de l’auteur, de la date de création ou de modification).

Certaines de ces informations sont créées de manière automatique et ne sont pas modifiables aisément. D’autres métadonnées (telles que objet, auteur, mots-clés, etc.) peuvent être renseignées manuellement. Dans ce cas, vous devez sélectionner le document ; cliquer droit, sélectionner les 'propriétés" ; puis cliquer sur l'onglet "résumé" ou "détails".

 

CONSEIL N°3 : ÉTABLIR ET RESPECTER DES RÈGLES DE NOMMAGE

Pour gérer efficacement ses documents électroniques, il convient de définir des règles de nommage très précises comme sur le modèle suivant : 

date(aaaammjj)_codeduservice(ou de l’unité)_sujet_typededocument_version (exemple : 20140702_ES_logement_note_v.1).

Il faut être attentif à deux éléments lors de la création d’un document : le nom du fichier doit être explicite sans être trop long (au-delà d’un certain nombre de caractères, les fichiers ne s’ouvrent plus) ; dans son contenu, doit toujours figurer au minimum un titre, un auteur, une date de création et une identification de la version (brouillon, finale, approuvée...).